Jedna z najbežnejších foriem komunikácie v práci je mailová komunikácia. Mimochodom, viete , že emaily oslavujú už 60 rokov?
Mailové technológie, vrátane emailového protokolu sa vyvíjajú o trochu pomalšie ako jeho kolegovia „Instant messaging“, napriek tomu si však udržal svoju rolu každodennej komunikácie. Dôležité rozhodnutie je vybrať si správne z niekoľkých druhov hostingov, alebo platforiem, cez ktoré vieme komunikovať. Emailové riešenia môžeme rozdeliť do 3 hlavných skupín.
Kompletné cloudové riešenie u veľkých poskytovateľov. Patria medzi ne napríklad hotmail, google business suite…a ďalšie. Tieto riešenia väčšinou využívajú menšie a stredne veľké firmy, ktorým na bežnú agendu s fungovaním firmy postačujú. Nepotrebujú si ich prispôsobovať potrebám smerom dovnútra firmy, alebo smerom k zákazníkom. Rozhranie je užívateľsky veľmi príjemné, intuitívne. Avšak z takto používaného mailového riešenia sa ťažko migruje. Nie je dostupných veľa nástrojov, ktoré dokážu kvalitne migrovať dáta z týchto prostredí.
Emailový hosting poskytovaný špecializovanými IT spoločnosťami.
Tento spôsob má veľa možností a je pri ňom pomerne jednoduchá správa.
Firmy si môžu outsourcovať inej špecializovanej firme tieto služby. Získavajú tak možnosti rôznych systémových integrácií a aj možnosť vlastnej úpravy v emailovom systéme. Keďže túto časť riešia odborníci na to špecializovaní, môže sa firma venovať na svoj biznis a náročnejšie úlohy spojené s manažmentom emailových riešení posunúť ďalej.
Self hosted riešenia. Tento spôsob využívame napríklad my u nás v Digmii. Umožňuje nám to robiť emailové riešenia na mieru. Pomerne nízke náklady dopĺňajú dodatočné náklady spojené s prevádzkou tohto riešenia. S maximálnou flexibilitou sme sa stretli s riešením od spoločnosti Zimbra. Spája opensource technológie do funkčného celku, ktorý sa dá použiť aj na tie najnáročnejšie úlohy. Pri tomto druhu hostingu si vieme byť istý, naše emaily sú v súlade s GDPR politikou ochrany dát.
Riešenie Zimbra nám umožňuje výber zo širokej škály nastavení podľa našich preferencií. Poskytuje nám napríklad detailný manažment emailových kont. Používateľa aj administrátora poteší príjemné grafické rozhranie, ktoré poskytuje plnohodnotný a jednoduchý prístup k emailom. Veľké množstvo rozšírení a funkcionalít, od filtrovania emailov až po dvoj-faktorovú autentifikáciu pomôže šetriť čas pri každodennej práci s e-mailmi.
Zimbra obsahuje viacero aplikačných rozhraní - SOAP alebo aj známe protokoly IMAP a SMTP. Tie zabezpečia jednoduchý prístup pri integrácii s inými systémami a štandardnými emailovými klientmi. Zdieľanie kalendárov a dôležitých udalostí je takto integrované už priamo vo webovom rozhraní. Používatelia smartfónov s prístupom na Internet ocenia jednoduchú synchronizáciu mailov a kalendárov cez exchange alebo špecializovaný CalDav.
Intenzívnu spoluprácu kolegov Zimbra podporuje vlastným nástrojom Connect, kde vnáša Instant Messaging aj do prostredia emailov. Denne odošleme klientom alebo interne v rámci firmy množstvo dokumentov, ktoré chceme zdieľať či archivovať. Open source nástroje tieto úlohy zvládajú hravo, avšak pripojiť nový systém k už existujúcim riešeniam nebýva triviálne. Celú funkcionalitu zdieľania súborov vieme takto riešiť už priamo zo známeho webového rozhrania intuitívne.
Pri odosielaní emailov sa riešenie Zimbra postará o bezpečné podpísanie emailových správ a ich doručenie na vzdialený server. Nemusíme sa tak obávať, že naša správa nebude doručená napríklad kvôli obmedzeniam počtu odoslaných správ za jeden deň! Ochrana pred nevyžiadanou poštou je tiež na vysokej úrovni. Viacero úrovní filtrovania a hodnotenia spamového skóre zaručuje, že nevyžiadaná pošta nás nebude pri každodennej práci rozptyľovať.
Je zrejmé, že Zimbra nie je iba jednoduchým emailovým riešení, ale naopak komplexným kolaboračným nástrojom, ktorý nám vie ušetriť množstvo času a spríjemniť každodenné úlohy. Myslíte si, že by ste si toto riešenie u vás vo firme vedeli predstaviť?